Klokkenluiderspolicy

Carglass N.V. en Carglass sarl vinden het belangrijk dat iedereen zich vrij voelt zich uit te spreken en, wat cruciaal is, dat het veilig is om dat te doen.

1. Inleiding

Iedereen, ongeacht zijn rol, heeft het recht en de verantwoordelijkheid om zijn stem te laten horen als hij getuige is van een inbreuk op de wet. Carglass N.V. en Carglass sarl (hierna: “Carglass”) beschouwen compliance als hoekstenen van haar DNA.

U wordt sterk aangemoedigd om uw bezorgdheid via onze interne kanalen te melden. Deze Klokkenluiderspolicy moet er voor zorgen dat er een kader bestaat waarbinnen werknemers en derden hun bezorgdheid kunnen uiten zonder te moeten vrezen voor represailles.

Deze policy impliceert echter geen meldingsplicht, maar een mogelijkheid om met toepassing van waarborgen melding te doen van inbreuken binnen Carglass.

In deze Klokkenluiderspolicy wordt, naast de twee interne meldingskanalen, ook het externe meldingskanaal uiteen gezet alsook de mogelijkheid van openbaarmaking.

De inhoud van deze Klokkenluiderspolicy is mede gebaseerd op de Belgische wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van Klokkenluiders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (hierna: “de Klokkenluiderswet”), die op zijn beurt een omzetting is van de Europese Klokkenluidersrichtlijn 2019/1937. Zodra de EU-richtlijn omgezet zal zijn in Luxemburgs recht, zal een eventuele herevaluatie van deze policy onderzocht worden.

Wij kunnen deze Klokkenluiderspolicy wijzigen of aanvullen wanneer wij dat nodig achten. Indien belangrijke wijzigingen worden aangebracht zal de datum van deze policy worden aangepast en zullen wij u daarvan in kennis stellen.

2. Wie?

Deze Klokkenluiderspolicy is van toepassing op personen die in goed vertrouwen een oprechte zorg uiten in verband met (een vermoeden van) een inbreuk, zoals hierna in hoofdstuk 3 is uitgewerkt. Te denk valt aan de volgende personen:

werknemers;
tijdelijke werknemers zoals uitzendkrachten;
vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs;
zelfstandigen, zoals consultants en freelancers;
aandeelhouders en personen die behoren tot een toezichthoudend orgaan;
eenieder die werkt onder toezicht en leiding van (onder)aannemers en leveranciers; en,
derden die verbonden zijn met de Klokkenluiders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega's of familieleden van de Klokkenluiders.

De Klokkenluiderspolicy is ook van toepassing op Klokkenluiders waarvan de werkrelatie werd beëindigd of nog moet aanvangen, indien zij informatie over inbreuken hebben verkregen tijdens of na de beëindiging van de werkrelatie of tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.

3. Welk gedrag?

3.1 Inbreuken

De in deze Klokkenluiderspolicy genoemde meldingskanalen kunnen aangewend worden om de volgende (vermoedens van) inbreuken aan te kaarten, een en ander voor zover deze nog niet geregeld worden in andere wetgeving, het arbeidsreglement of andere interne ondernemingspolicies:

inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden (hierna: “Inbreuk”):
a) overheidsopdrachten;
b) financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
c) productveiligheid en productconformiteit;
d) veiligheid van het vervoer;
e) bescherming van het milieu;
f) stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
g) veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
h) volksgezondheid;
i) consumentenbescherming;
j) bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
k) bestrijding van belastingfraude;
l) sociale fraudebestrijding.
bestrijding van fraude en corruptie en andere inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad;
inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun en andere inbreuken in verband met de interne markt; en,
pogingen om informatie met betrekking tot een van de bovenstaande zaken te verbergen.

3.2 Uitgesloten Inbreuken

De volgende Inbreuken vallen niet onder de toepassing van deze Klokkenluiderspolicy:

klachten in verband met geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag, welke een werknemer die meent het slachtoffer te zijn van dergelijke handelingen kan overmaken aan de daarvoor in het arbeidsreglement aangeduide vertrouwenspersoon of aan de psychosociaal preventieadviseur van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
meldingen met betrekking tot gerubriceerde gegevens, zoals geheime overheidsinformatie;
meldingen op basis van informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim;
meldingen op basis van informatie gedekt door de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen; en,
klachten over uw dienstverband of interpersoonlijke grieven tussen u en een collega. Hiervoor verwijzen wij u door naar de HR afdeling.

3.3 Te goeder trouw rapporteren

Bij het indienen van een melding moet een Klokkenluider (hierna: Klokkenluider) altijd te goeder trouw handelen. De melding moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Wanneer de melding valse, ongefundeerde of opportunistische aantijgingen bevat, of wordt gedaan met een onjuist doel, zoals anderen te belasteren of schade toe te brengen, kan Carglass de melding naast zich neer leggen en in voorkomend geval passende maatregelen nemen.

4. Hoe kan ik melden?

Er zijn drie manieren om te melden: intern melden (zie onder 4.1), extern melden (zie onder 4.2) en openbaarmaking (zie onder 4.3). Als u een (potentiële) Inbreuk ontdekt, daarvan kennis neemt, of redelijkerwijs vermoedt dat dit plaatsvindt binnen Carglass' activiteiten, wordt u aangeraden om in eerste instantie intern te melden.

Het bestaan van de interne meldingskanalen doen overigens geen afbreuk aan het recht om de personeelsvertegenwoordiger en/of vakbond met betrekking tot de rechten en verplichtingen te raadplegen vooraleer een melding te doen.

Een Klokkenluider wordt aangeraden om zijn of haar naam te vermelden, en niet anoniem een melding te maken. Dit vergemakkelijkt namelijk het interne onderzoek en het nemen van de noodzakelijke maatregelen voor de bescherming van de klokkenluider.

4.1 Intern melden

Binnen Carglass zijn er twee interne kanalen ontwikkeld om een melding op vertrouwelijke en desgewenst op anonieme basis te doen: 1) rechtstreekse melding bij de Meldingsbeheerder van Carglass en 2) via de Belron Klokkenluiderstool.

4.1.1 Rechtstreekse melding bij de Meldingsbeheerder van Carglass

De rechtstreekse melding bij de Meldingsbeheerder, zijnde: de HR directeur van Carglass, gebeurt bij voorkeur per e-mail of schriftelijk, maar kan ook mondeling, via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van de Klokkenluider, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn. De contactgegevens van de HR directeur zijn te raadplegen via het intranet. Thans is dat:

Bart Lambrechts, bart.lambrechts@carglass.be, telnrs: +32 475 26 70 13 / +32 11 30 15 10, Carglass N.V., Kruisbosstraat 5, 3740 Bilzen, Belgie.

4.1.1.1 De ontvangst

De Meldingsbeheerder stuurt de Klokkenluider een bevestiging van ontvangst van de melding binnen 7 werkdagen na ontvangst.

De Meldingsbeheerder registreert de melding met de datum waarop deze ontvangen is en kent als enige de identiteit van de Klokkenluider, voor zover het niet om een anonieme melding gaat. De vertrouwelijkheid van de identiteit van de Klokkenluider en van eventuele in de melding genoemde derden wordt steeds gewaarborgd. Niet-gemachtigde personeelsleden hebben geen toegang tot het intern meldingskanaal. Indien er onduidelijkheden zijn in de initiële melding vraagt de Meldingsbeheerder toelichting.

De Meldingsbeheerder staat in voor een zorgvuldige opvolging van de melding. Hij/zij gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de gemelde Inbreuk zo nodig aan, onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek of het beëindigen van de procedure.

4.1.1.2 Het onderzoek

Na ontvangst van de melding start de Meldingsbeheerder een onderzoek naar de vermeende Inbreuk. De Meldingsbeheerder is in die hoedanigheid gemachtigd om op onafhankelijke wijze een onderzoek te voeren. De Meldingsbeheerder wint informatie in en raadpleegt bronnen die nodig zijn in het kader van dat onderzoek. De Meldingsbeheerder hoort de persoon of personen over wie gemeld werd dat zij betrokken zijn bij de gemelde Inbreuk. De Meldingsbeheerder probeert op deze wijze de vermeende onregelmatigheden die door de Klokkenluider werden gesignaleerd, te verifiëren. Indien dit nodig is voor het uitvoeren van een grondig en vertrouwelijk onderzoek, kunnen externe partijen (bijv. externe adviseurs, onderzoeksbureaus, accountantskantoren, enz.) betrokken worden.

Bij het informeren en rapporteren maakt de Meldingsbeheerder noch de identiteit van de Klokkenluider, noch de identiteit van eventuele in de melding genoemde derden kenbaar.

4.1.1.3 De rapportage

De Meldingsbeheerder rapporteert zijn/haar bevindingen schriftelijk aan het directieteam van Carglass. Enkel indien de melding een lid van het directieteam betreft, wordt het rapport gericht aan de gedelegeerd bestuurder uit het directieteam.

Het directieteam neemt een beslissing en treft eventuele maatregelen op basis van het rapport van de Meldingsbeheerder.

Zo spoedig mogelijk, en uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging van de melding of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, verstrekt de Meldingsbeheerder de informatie aan de Klokkenluider over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.

4.1.1.4 De registratie/Klokkenluidersregister

Indien een Klokkenluider de interne melding telefonisch doet bij de Meldingsbeheerder, zorgt Carglass ervoor, mits de Klokkenluider hiermee instemt, dat er een volledig en nauwkeurig verslag van het onderhoud wordt bijgehouden in een duurzame en opvraagbare vorm. Carglass behoudt zich het recht om de mondelinge melding te registreren op volgende wijze:

door een nauwkeurig verslag van het onderhoud, opgesteld door het voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelslid. De Klokkenluider heeft steeds de mogelijkheid om de schriftelijke weergave van het verslag van het onderhoud te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen.

De Meldingsbeheerder houdt een register bij van elke ontvangen melding, in overeenstemming met de bedoelde geheimhoudingsvereisten. De gespreksverslagen, onderzoeksbevindingen en aanbevelingen worden bewaard. Meldingen worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie loopt. De dossiers worden gewist wanneer de gegevens niet langer nodig zijn.

4.1.2. Melding via de Belron Klokkenluiderstool

Een melding via de Belron klokkenluidertool, Navex Global® (hierna: "Belron Klokkenluidertool"). Melding via de Belron Klokkenluiderstool kan zowel telefonisch als online worden gedaan. In beide gevallen kan gecommuniceerd worden in de eigen taal. De Belron Klokkenluiderstool is 24/7 bereikbaar op de volgende manieren:

Telefonische melding

De Klokkenluider belt met het telefoonnummer: 0800 79 683
De Klokkenluider krijgt een aantal moedertaalkeuzes en Engels.
De Klokkenluider kiest de taal en het gesprek wordt in die taal beantwoord.
Binnen het callcenter worden 24 talen gesproken. Als om welke reden dan ook de gewenste taal niet wordt gesproken, wordt een tolk ingeschakeld. Zodra de tolk is ingeschakeld, vindt een driegesprek plaats tussen de Klokkenluider, de operator en de tolk.
De telefonist zal alle details van het probleem opnemen en specifieke vragen stellen om er zeker van te zijn dat hij/zij het probleem goed begrijpt.
Klokkenluiders kunnen desgewenst anoniem blijven.
Klokkenluiders krijgen een meldcode/wachtwoord dat ze kunnen gebruiken om terug te bellen voor een update op een later tijdstip of om online te kijken of er een update of terugkoppeling is.

Online melding

De Klokkenluider gaat naar de website: belron.ethicspoint.com.
Zodra de Klokkenluider hun land kiezen, verandert de site in de juiste taal.
De Klokkenluider kan het volledige verslag maken door de vragen te beantwoorden en zoveel mogelijk informatie te verstrekken.
Aan het eind krijgt de Klokkenluider een meldcode/wachtwoord.
Klokkenluiders kunnen hun meldcode/wachtwoord gebruiken om op een later tijdstip online te kijken of te bellen of er een update of terugkoppeling is.

4.1.2.1. De ontvangst

Na de melding genereert de operator een verslag. Het verslag wordt naar het hoofd van de legal afdeling van Belron International Limited (hierna: Belron Legal) gestuurd, die de melding zal inzien en beoordelen om te bepalen van welke business unit de melding afkomstig is, voor welke business unit de melding relevant is en op welk onderwerp de melding betrekking heeft.

De melding wordt vervolgens door Belron Legal doorgestuurd naar een geschikte persoon binnen de business unit met het verzoek de melding te onderzoeken (hierna: “Onderzoeksleider”). Belron Legal zal tevens de relevante senior leidinggevenden informeren die op de hoogte moeten zijn van de melding. De general manager van de betreffende business unit wordt eveneens op de hoogte gebracht van de melding (tenzij de general manager betrokken is bij de melding, in welk geval de regionale general manager wordt geïnformeerd).

4.1.2.2 Het onderzoek

Een onderzoek naar de melding zal zo snel mogelijk plaatsvinden, uitgevoerd door de Onderzoeksleider. Indien nodig kan een externe derde (bijv. een advocaat, fiscalist of accountant) worden gevraagd om een onderzoek te leiden of te adviseren, in samenwerking met de Onderzoeksleider.

Het komt het onderzoek ten goede als de Klokkenluider bereid is zijn/haar naam en contactgegevens te geven en met de Onderzoeksleider te spreken, maar de Klokkenluider kan er ook voor kiezen om anoniem te blijven. De Klokkenluider kan gevraagd worden om zijn/haar melding aan te vullen met aanvullende informatie (ook in het geval van anonieme meldingen via Navex) wanneer de verstrekte informatie niet overtuigend of onvoldoende is om een volledig onderzoek uit te voeren. Zonder sluitende en voldoende informatie kan er mogelijk geen zinvol onderzoek uitgevoerd worden.

Na afloop van het onderzoek rapporteert de Onderzoeksleider de onderzoeksresultaten en eventuele aanbevelingen en volgende stappen aan Belron Legal, die deze deelt en bespreekt met de leidinggevenden die het verslag en de onderzoeksresultaten moeten kennen. Afhankelijk van deze besprekingen kan de Onderzoeksleider om verder onderzoek worden gevraagd.

4.1.2.3 De rapportage

Na afloop van het onderzoek, in ieder geval binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging van de melding of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, wordt terugkoppeling verstrekt aan de Klokkenluider, hetzij via Navex en/of rechtstreeks aan de Klokkenluider. De terugkoppeling zal details van de bevindingen en aanbevelingen bevatten, een en ander voor zover Belron Legal en de Onderzoeksleider dit passend achten.

Eventuele aanbevelingen en acties die voortvloeien uit het onderzoek en die betrekking hebben op de persoonlijke omstandigheden van een werknemer of andere persoon worden alleen gedeeld met de Klokkenluider, indien dat noodzakelijk is. Bevindingen en adviezen die onder het wettelijk privilege vallen, worden niet aan de Klokkenluider bekendgemaakt.

Indien het onderzoek complex is en meer dan drie maanden in beslag neemt, zal de Onderzoeksleider in ieder geval binnen drie maanden een status-update geven.

4.1.2.4 De registratie/Klokkenluidersregister

Wanneer voor het melden, met instemming van de Klokkenluider, een telefoonlijn met gespreksopname of een ander spraakberichtsysteem met gespreksopname wordt gebruikt, kan het gesprek worden geregistreerd op de volgende wijzen:

- door het maken van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm; of

- door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek opgesteld door het voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelslid. De Klokkenluider heeft steeds de mogelijkheid om de schriftelijke weergave van het telefoongesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen.

De Meldingsbeheerder van Carglass houdt een lokaal register bij van de ontvangen meldingen (zie hiervoor). De Onderzoeksleider zorgt ervoor dat de melding wordt opgenomen in het Klokkenluidersregister. De gespreksverslagen, onderzoeksbevindingen en aanbevelingen worden bewaard. Meldingen worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie loopt. De dossiers worden gewist wanneer de gegevens niet langer nodig zijn.

4.2 Extern melden

De Klokkenluider heeft daarnaast de mogelijkheid om (vermoedelijke) Inbreuken via een extern meldkanaal te melden, dat wil zeggen bij een lokale bevoegde instantie die verantwoordelijk is voor het ontvangen en onderzoeken van klokkenluidermeldingen.

Het wordt ten zeerste aanbevolen om (vermoedelijke) Inbreuken eerst intern te melden. Interne meldingen blijven het meest efficiënt om Carglass in staat te stellen de zaak grondig te onderzoeken en passende maatregelen te nemen om het wangedrag aan te pakken.

4.2.1. Bevoegde autoriteiten

De autoriteiten die bevoegd zijn voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen zijn de volgende:

de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
de Federale Overheidsdienst Financiën;
de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
de Belgische Mededingingsautoriteit;
de Gegevensbeschermingsautoriteit;
de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
de Nationale Bank van België;
het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
de Scheepvaartcontrole.

Bij gebrek aan aanwijzing of indien geen enkele autoriteit zich bevoegd acht om een melding te ontvangen, dan treedt de Federale Ombudsman op als bevoegde autoriteit voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen.

4.2.2. Procedures voor externe meldingen

Een Klokkenluider die meent dat sprake is van een Inbreuk, kan een melding doen bij de bevoegde autoriteit of bij de Federale Ombudsman.

Elke autoriteit moet een onafhankelijk en autonome extern meldkanaal opgezet hebben voor het ontvangen en in behandeling nemen van informatie over Inbreuken. De externe meldkanalen bieden de mogelijkheid om schriftelijk en mondeling melding te doen. Mondelinge melding is mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van de Klokkenluider, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.

De aangestelde bevoegde autoriteiten bepalen, door middel van een reglement of een rondzendbrief, concrete procedureregels voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen.

De bevoegde autoriteit verzendt steeds binnen zeven dagen na ontvangst van de melding een bevestiging van die ontvangst, tenzij uitdrukkelijk anders verzocht door de Klokkenluider of tenzij de bevoegde autoriteit op redelijke gronden van oordeel zijn dat een bevestiging van ontvangst van de melding de bescherming van de identiteit van de Klokkenluider in gevaar zou brengen.

De bevoegde autoriteit geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen, ook aan anonieme meldingen, en geeft de Klokkenluider binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden of, in naar behoren gerechtvaardigde gevallen, zes maanden, feedback, behoudens in geval een wettelijke bepaling dit verhindert.

De bevoegde autoriteit stelt de Klokkenluider in kennis van het eindresultaat van de onderzoeken naar aanleiding van de melding, met inachtneming van de nationale bepalingen die erop van toepassing zijn.

Elke autoriteit die een melding heeft ontvangen, maar niet bevoegd is om de gemelde Inbreuk te behandelen, maakt de melding binnen een redelijke termijn en op een veilige wijze over aan de federale coördinator, die ze op zijn beurt overmaakt aan de bevoegde autoriteit, en informeert de Klokkenluider onverwijld over deze doorgifte.

Indien de autoriteit die de melding heeft ontvangen er kennis van heeft dat ook andere autoriteiten bevoegd zijn, wordt de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze overgemaakt aan de federale coördinator, die ze overmaakt aan de bevoegde autoriteiten en er de coördinatie van verzekert.

De externe meldkanalen moeten steeds voldoen aan de vereisten van onafhankelijkheid en autonomie. Dit betekent dat ze aan elk van de volgende criteria voldoen:

door hun ontwerp, opzet en beheer waarborgen de kanalen de volledigheid, integriteit en geheimhouding van de informatie en zijn zij niet toegankelijk voor niet-gemachtigde personeelsleden van de bevoegde autoriteit;
zij bieden de mogelijkheid om, met het oog op verder te verrichten onderzoeken, informatie duurzaam op te slaan;

De bevoegde autoriteiten zijn wettelijk verplicht om op een afzonderlijke, gemakkelijk herkenbare en toegankelijke pagina van hun website alle benodigde informatie te publiceren, zoals: 1° de voorwaarden om in aanmerking te komen voor bescherming; 2° de nodige contactgegevens voor de externe meldkanalen, met name de elektronische en postadressen, en de telefoonnummers voor dergelijke kanalen, met de vermelding of de telefoongesprekken worden opgenomen; 3° de procedures die van toepassing zijn op de melding van Inbreuken, 4° de geheimhoudings- en privacyregels; 5° de wijze van de aan meldingen te bieden opvolging; 6° de remedies en procedures voor bescherming tegen represailles en de beschikbaarheid van vertrouwelijk advies, voor personen die overwegen tot melding over te gaan; 7° een verklaring met een duidelijke toelichting van de voorwaarden waaronder personen die meldingen doen aan de bevoegde autoriteit worden beschermd tegen het oplopen van aansprakelijkheid voor een inbreuk op de geheimhoudingsregel; en 8° de contactgegevens van de federale coördinator en van het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens.

4.3 Openbaarmaking

Naast de mogelijkheid om een melding te doen via de interne meldkanalen en de externe meldkanalen, heeft iedere persoon de mogelijkheid om de informatie met betrekking tot een Inbreuk openbaar te maken.

Een Klokkenluider die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor de hieronder vermelde bescherming krachtens deze Klokkenluiderspolicy indien:

de medewerker eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding deed, maar er naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen zijn genomen binnen de genoemde termijnen; of
de medewerker gegronde redenen heeft om aan te nemen dat: a) de Inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of b) er in geval van externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de Inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de Inbreuk of bij de Inbreuk betrokken is.

5. Vertrouwelijkheid

De melding en behandeling van een interne melding verloopt met naleving van geheimhouding en vertrouwelijkheid. De identiteit van de Klokkenluider wordt in geen geval zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming bekendgemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de Klokkenluider direct of indirect kan worden afgeleid.

Van dit principe kan enkel afgeweken worden indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene. In dit geval worden de Klokkenluiders, voordat hun identiteit wordt bekendgemaakt, daarvan in kennis gesteld, tenzij die informatie de gerelateerde onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar zou brengen.

Aan de Klokkenluider wordt het engagement gevraagd om vertrouwelijk om te gaan met de melding en deze noch rechtstreeks, noch via derden, openbaar te maken totdat het directieteam de beëindiging van het onderzoek heeft meegedeeld.

Personen die betrokken zijn bij de (vermoedelijke) Inbreuk die door de Klokkenluider wordt gemeld, worden uitgesloten van het onderzoeksteam en mogen ook niet deelnemen aan de beoordeling van de melding of de vaststelling van de te ondernemen actie met betrekking tot de melding.

6. Bescherming van de klokkenluider

6.1 Voorwaarden voor bescherming

De Klokkenluider krijgt de hierna bepaalde bescherming tegen represaillemaatregelen onder de voorwaarden dat de Klokkenluider:

een gegronde reden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over de Inbreuk op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze Klokkenluiderspolicy viel; én
zij intern of extern een melding hebben gedaan dan wel informatie openbaar hebben gemaakt, een en ander overeenkomstig de regels van deze Klokkenluiderspolicy.

De Klokkenluider verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden.

Facilitatoren en derden die verbonden zijn met de Klokkenluider komen eveneens in aanmerking voor de hierna bepaalde beschermingsmaatregelen indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de Klokkenluider binnen het toepassingsgebied van deze Klokkenluiderspolicy viel.

6.2 Welke beschermingsmaatregelen?

Indien de Klokkenluider, facilitator of derde die verbonden is met de Klokkenluider, intern of extern een melding heeft gedaan danwel informatie openbaar maakte, conform de voorwaarden van deze Klokkenluiderspolicy (hierna: “Beschermde Persoon”), geniet hij/zij bescherming tegen elke vorm van represailles, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles.

Onder represailles worden volgende maatregelen begrepen:

schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
degradatie of weigering van bevordering;
overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
het onthouden van opleiding;
negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
intrekking van een licentie of vergunning;
psychiatrische of medische verwijzingen.

Tegen Beschermde Personen die informatie over Inbreuken melden of een openbaarmaking doen overeenkomstig deze Klokkenluiderspolicy kunnen geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen worden ingesteld, noch professionele sancties worden uitgesproken omwille van deze melding of openbaarmaking.

Beschermde Personen kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of openbaar wordt gemaakt, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.

Elke Beschermde Persoon die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart overeenkomstig art. 26 en volgende van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van Klokkenluiders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.

Onverminderd elk ander administratief of buitengerechtelijk middel heeft elke Beschermde Persoon het recht een beroep in te leiden voor de arbeidsrechtbank in geval van represailles overeenkomstig artikel 578 van het Gerechtelijk Wetboek.

6.3 Welke ondersteuningsmaatregelen?

Elke Beschermde Persoon heeft toegang tot ondersteuningsmaatregelen en met name:

volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van bescherming van persoonsgegevens; de Klokkenluider moet bovendien worden geïnformeerd dat hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin deze wet voorziet;
technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de Klokkenluider;
rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2016 betreffende rechtsbijstand voor verdachten en beklaagden in strafprocedures en voor gezochte personen in procedures ter uitvoering van een Europees aanhoudingsbevel en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad van 21 mei 2008 betreffende bepaalde aspecten van bemiddeling/mediation in burgerlijke en handelszaken en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand, overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand;
ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, mediagerelateerde en sociale ondersteuning;
financiële bijstand in het kader van gerechtelijke procedures.

Elke Beschermde Persoon kan ook steeds terecht bij het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de mens voor juridische, psychologische, sociale, IT- en communicatieondersteuning. Het Federaal Instituut is ook het centrale informatiepunt inzake de bescherming van klokkenluiders.

Contactgegevens:
Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens Leuvenseweg 48, 1000 Brussel, e-mailadres: info@firm-ifdh.be, zie voor meer informatie: https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl.

7. Sancties bij overtreding van de klokkenluiderspolicy

Elke werknemer die de regels van deze Klokkenluiderspolicy overtreedt, kan gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement. De werknemer die opzettelijk een manifeste ongegronde melding heeft gedaan, en aldus op onrechtmatige wijze gebruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure van deze Klokkenluiderpolicy, kan eveneens gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement.

Personen die met Carglass verbonden zijn en niet de hoedanigheid van werknemer van de onderneming hebben, en die de regels uit deze Klokkenluiderpolicy hebben overtreden, kunnen door Carglass gesanctioneerd worden met een disciplinaire sanctie.

Klokkenluiders kunnen gestraft worden overeenkomstig de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek wanneer wordt vastgesteld dat zij opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar hebben gemaakt. Personen die schade lijden als gevolg van dergelijke meldingen of openbaarmakingen hebben recht op schadevergoedingsmaatregelen overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.

8. Privacyverklaring voor interne meldingen

8.1 Algemeen

Carglass N.V., geregistreerd in Belgie, is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die Carglass gebruikt voor klokkenluidersdoeleinden. Indien gebruik wordt gemaakt van de Belron Klokkenluiderstool, dan is de aan Carglass gelieerde moedervennootschap, Belron International Limited, geregistreerd in Engeland (hierna: “Belron”), naast Carglass verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer u als Klokkenluider, als gerapporteerde persoon of als andere derde persoon betrokken bent bij een melding, wordt de aan ons gemelde informatie verwerkt. Deze informatie kan volgende persoonsgegevens bevatten:

identificatiegegevens (naam, contactgegevens en functie)
opnames van gesprekken (bij een mondelinge melding)
uw relatie met Carglass
informatie over (vermoedelijk) wangedrag
informatie over strafrechtelijke vervolging of een verdenking hiervan
informatie over eventuele sancties.

De aan ons gemelde informatie kan ook andere, bijzondere categorieën persoonsgegevens omvatten zoals informatie over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Als de Klokkenluider ervoor heeft gekozen om de melding anoniem in te dienen, bevat de melding geen informatie die wij kunnen koppelen aan de Klokkenluider.

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met onze privacy functionaris opnemen via e-mail op privacy@carglass.be.

8.2 Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen persoonsgegevens alleen verwerken voor zover dat nodig is in het kader van een melding.

Onderstaand vindt u een overzicht van de verwerkingen die plaats kunnen vinden in relatie tot een melding en de relevante rechtsgrond die hiervoor bepaald is.

Doeleinden	Rechtsgrond
Behandeling melding via interne rapporteringstool	Wettelijke verplichting op grond van de Klokkenluiderswet
Het overdragen van persoonsgegevens als bewijs aan de politie, rechterlijke instanties en/of toezichthouders als er gerechtvaardigde verdenkingen bestaan van een onwettige handeling of misdaad die is begaan.	Wettelijke verplichting op grond van de Klokkenluiderswet.
Het gebruik van persoonsgegevens om juridische claims vast te stellen of uit te oefenen of om onze verdediging te organiseren.	Ons gerechtvaardigd belang om onszelf te verdedigen in geval van juridische procedures.

Door gebruik te maken van de interne meldingskanalen uit deze Klokkenluiderspolicy, stemt u in met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de doeleinden die zijn aangegeven in deze Klokkenluiderspolicy.

8.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met nauwkeurig aangewezen (leidinggevende) werknemers van Carglass en Belron en met zelfstandige zaaksbehandelaren, indien dit noodzakelijk is om de melding verder op te volgen. In paragraaf 4.1 van deze Klokkenluiderspolicy is uiteen gezet welke werknemer wanneer en voor welke reden toegang krijgt tot de persoonsgegevens.

Indien gebruik wordt gemaakt van de Belron Klokkenluiderstool, maken wij gebruik van de serviceprovider: NAVEX Global (Navex Global UK Limited danwel GCS Compliance Services Europe Unlimited Company trading, gevestigd te UK) die fungeert als de gegevensverwerker en ontvanger van uw persoonsgegevens.

NAVEX Global brengt uw persoonsgegevens over naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, maar wij zullen passende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen wanneer deze worden overgedragen.

Alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instanties, belastingdiensten en opsporingsdiensten.

8.4 Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens zullen bewaard worden zolang als nodig is voor de verwerking en afhandeling van de melding, met inbegrip van de eventuele maatregelen en opvolging daarvan. De gegevens kunnen langer bewaard worden indien en voor zover dat nodig is in verband met juridische procedures.

Meldingen die worden verwerkt in het Klokkenluidersregister worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie loopt. De dossiers worden gewist wanneer de gegevens niet langer nodig zijn.

8.5 Welke maatregelen nemen wij om uw gegevens veilig te houden?

De veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens die wij verwerken, is zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben wij maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. We hebben ook technische en organisatorische maatregelen genomen om het interne rapporteringskanalen te beveiligen.

8.6 Welke rechten heeft u?

In principe heeft u de gebruikelijk rechten ten aanzien van de gegevensverwerkingen, namelijk het:

recht op inzage
recht op rectificatie
recht op gegevenswissing
recht op beperking van de verwerking
recht op overdraagbaarheid van de gegevens
recht op bezwaar.

Vanwege de aard van de meldingen waarvoor de interne rapporteringskanalen in het leven zijn geroepen kan het voorkomen dat bovenstaande rechten onder omstandigheden (gedeeltelijk) ingeperkt moet worden. Zo kunnen wij persoonsgegevens bewaren die nodig zijn voor bewijsdoeleinden. Op grond van gerechtvaardigde belangen kunnen wij ook onder omstandigheden doorgaan met het verwerken van uw persoonsgegevens na afweging van uw belangen tegen de onze.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via het onderstaande e-mailadres.

8.7 Vragen of klachten?

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Dan kunt u contact met onze privacy functionaris opnemen via privacy@carglass.be. U heeft daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, zie voor meer info: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/startpagina.